Verkkokaupan tietosuojaseloste

Voimassa 16.6.2021 alkaen

1.       Rekisterin yleiset tiedot

Rekisterin nimi on Naantalin apteekin asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkokaupan asiakasrekisteri")

Naantalin apteekki (Naantalin 1. apteekki)

Naantalinverkkoapteekki


Apteekkari Aapo Honkanen
y-tunnus 2315832-9
Luostarinkatu 25, 21100 Naantali
0447512720
naantalinapteekki@naantalinapteekki.fi

 2.       Yhteydenotto

Tietosuojavastaava proviisori Anna-Mari Laakso
Luostarinkatu 25, 21100 Naantali
0447512722
naantalinapteekki@naantalinapteekki.fi

3.       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Henkilötietoja käytetään:

  • Asiakkuuden ylläpitämiseen
  • Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
  • Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen
  • Asiakaskokemuksen parantamiseen
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
  • Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
  • Väärinkäytösten estämiseen

 4.       Yhteenveto Rekisterin tietosisällöstä

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • Etunimi ja Sukunimi
  • Syntymäpäivä
  • Henkilötunnus
  • Osoitetiedot
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja -paikat, IP-osoite) 
    • Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista.
  • Tieto asiakastilille sisäänkirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
  • Tuotteita koskeva toivelistasi
  • Tieto siitä milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
  • Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
  • Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
  • Chat-palvelua käyttäneiden asiakkaiden:
    • Keskustelujen sisältö
    • Keskustelun vastaanottaneen asiakaspalvelijan nimi
    • Päivämäärä ja kellonaika
    • Käyttäjäryhmän tunniste

 5.       Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.

  • Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja.
  • Tilauksesi reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa yksi (1) viikko tilauksesi loppuun viennistä eteenpäin, mutta apteekin reseptipäiväkirjassa tiedot säilytetään viiden (5) vuoden ajan.
  • Muut tilausrivit säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista.
  • Tietoa Suomi.fi-palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta.
  • Chat-palvelun chat-tallenteiden säilyttäminen:
    • Chat-tallenne ilman reseptilääkeneuvontaa säilytetään 3 kuukautta
    • Chat-tallenne reseptilääkeneuvonnalla säilytetään 24 kuukautta lääkeneuvonnan dokumentontivaatimusten ja asiakasrekisterin selosteen mukaisesti
    • Tallenteet poistuvat automaattisesti säilytysajan jälkeen

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.

 6.       Kuka käsittelee henkilötietoja

Apteekin asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Crasman Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Verkkokauppaan liittyvää tilausten hallintaa ohjaavaa järjestelmää ylläpitää Solteq Oyj, joka toimii myös henkilötietojen käsittelijänä. Maksupalveluita tuottaa Paytrail/Checkout Finland, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. Suomi.fi tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii rekisterinpitäjänä. Käytämme luotettaviksi arvioituja sopimuskumppaneita ja kumppanien kanssa on sopimuksin huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

 7.       Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, jonka lisäksi saamme reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä sähköisten reseptien tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuuskysely). 

Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan apteekkisopimuksen voimassaolo Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.

Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta ja epäonnistumisesta.

 8.       Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille, joiden kanssa tietosuojan toteutuminen on varmistettu mm. kirjallisin sopimuksin:

Luovutettava tieto

Osapuolet

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaalle reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Apteekin asiakasrekisteri

Apteekin lääkemääräysrekisteri (reseptipäiväkirja)

Kelan ylläpitämä Reseptikeskus

Kela (lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten)

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Kela (Jos maksaja)

Sosiaalitoimisto (Jos maksaja)

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Maksava vakuutusyhtiö

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksamien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Maksava työpaikkakassa

Asiakkaan suostumuksesta Kanta-asiakkaiden tiedot

Apteekin kanta-asiakasrekisteri

Asiakkaan suostumuksesta asiakkaan nimi, sähköpostiosoite

Sähköpostimarkkinointikumppani

Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Logistiikkakumppani (Jos kuljetustapa muu kuin nouto apteekista)

Verkkoapteekin oston yhteydessä maksutiedot, laskutustiedot

Maksunvälittäjä

Verkkokaupan käyttäjästä anonymisoitu tieto mm. sivuston käytöstä

Analytiikka- ja tilastointikumppani

 9.       Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan lääkemääräystietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Apteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen sisällä.  Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista (esim. Eezeryn SMS-kumppani) voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa. 

 10.       Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen/toimintaohjeen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu teknisin, tietoteknisin ja hallinnollisin suojakeinoin. Tällaisia keinoja ovat mm. kulunvalvonta, turvallisuusjärjestelmät, suojattu yhteys, palomuuriratkaisut ja riskienarviointi ja -hallinta. Lisäksi asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella, joiden myöntämistä seurataan. Myös chat -verkkopalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joiden myöntämistä seurataan. Kaikki keskustelu välitetään salattua liikennettä pitkin ja keskustelut tallennetaan salattuina. Salauksen voi avata ainoastaan salausavaimella, joka on verkkopalvelun ylläpitäjän hallinnassa. 

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kanssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

 11.   Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

  • Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
  • Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
  • Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
  • Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
  • Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Verkkoapteekin kautta rekisteröitynyt Kanta-asiakas voi muokata omia tietojaan verkkoapteekkitunnuksiensa avulla.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle  (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.

 12.   Evästekäytännöt

Käytämme evästeitä verkkokaupan ominaisuuksien toteuttamiseen, palvelun käytön analysointiin, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen sekä mainonnan kohdentamiseen. Lue lisää evästekäytännöistämme tästä.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.